Dokumenty
Polityka prywatności
Wyjaśniamy, jakie dane osobowe przetwarzamy w związku ze stroną helloapp.io i usługą Hello, w jakim celu, jak długo i jakie masz prawa. Piszemy prosto — jeśli coś jest niejasne, napisz do nas.
1. Administrator
Administratorem danych opisanych w tej polityce jest Alfabet Marki sp. z o.o. z siedzibą w Toruniu, ul. Strzałowa 13K/1, 87-100 Toruń, KRS 0001147842, NIP 956-239-91-18, REGON 540603810 („my”).
W sprawach danych osobowych napisz na contact@helloapp.io albo listownie na adres siedziby.
2. Kiedy działamy w imieniu Klienta
Jeśli korzystasz z Hello w workspace swojej firmy (np. jako pracownik lub współpracownik), administratorem Twoich danych w workspace jest firma, która z nami współpracuje (Klient) — na przykład Twój pracodawca. Dotyczy to Twojego konta, treści, plików, wiadomości czatu i innych danych w workspace.
My przetwarzamy te dane w imieniu Klienta, jako podmiot przetwarzający (art. 28 RODO), na zasadach opisanych w § 10 Regulaminu. W sprawie tych danych zwróć się do Klienta — pomożemy mu zrealizować Twoje prawa.
Ta polityka dotyczy danych, dla których administratorem jesteśmy my: odwiedzin strony, zgłoszeń i korespondencji, kontaktów z Klientami oraz bezpieczeństwa usługi.
3. Cele, podstawy i okresy przechowywania
| Cel | Dane | Podstawa prawna | Jak długo |
|---|---|---|---|
| Udostępnienie strony helloapp.io i ochrona przed atakami | adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, czas wizyty | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes: działanie i bezpieczeństwo strony | nie prowadzimy własnych logów strony; dane techniczne przetwarza nasz dostawca Cloudflare przez krótki okres potrzebny do obsługi ruchu i ochrony |
| Odpowiedź na zgłoszenie „wczesny dostęp” i korespondencję e-mail | imię, nazwisko, e-mail, firma, treść wiadomości | art. 6 ust. 1 lit. f (odpowiedź na zapytanie), a gdy chodzi o zawarcie umowy — lit. b (działania na Twoje żądanie przed zawarciem umowy) | do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu; jeśli zawrzemy umowę — przez czas jej trwania i do przedawnienia roszczeń |
| Ochrona formularza „wczesny dostęp” przed spamem i botami (Google reCAPTCHA) | adres IP, informacje o przeglądarce i urządzeniu, dane o korzystaniu ze strony zbierane przez skrypt reCAPTCHA, wynik oceny | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — nasz prawnie uzasadniony interes: ochrona formularza i naszych systemów przed nadużyciami | wynik oceny przechowujemy razem ze zgłoszeniem; Google przetwarza dane zgodnie ze swoimi zasadami |
| Zawarcie i wykonanie umowy z Klientem, kontakt w jej sprawie | imię, nazwisko, e-mail, telefon, stanowisko osób reprezentujących i kontaktowych | art. 6 ust. 1 lit. b (gdy jesteś stroną umowy) lub lit. f (kontakt z przedstawicielami Klienta) | przez czas umowy i do przedawnienia roszczeń |
| Rozliczenia i obowiązki księgowe | dane z faktur | art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązek prawny | 5 lat od końca roku podatkowego |
| Bezpieczeństwo usługi Hello: logowanie dwuetapowe, ochrona kont, wykrywanie nadużyć | adres e-mail, adres IP, informacje o urządzeniu, czas i wynik logowania | art. 6 ust. 1 lit. f — bezpieczeństwo usługi i danych | logi serwerów 30 dni; kod logowania jest ważny 2 minuty |
| Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń | dane z powyższych kategorii, w niezbędnym zakresie | art. 6 ust. 1 lit. f | do przedawnienia roszczeń |
4. Odbiorcy danych
Dane powierzamy dostawcom, którzy pomagają nam świadczyć usługę, na podstawie umów i wyłącznie w niezbędnym zakresie:
- OVHcloud — serwery i infrastruktura usługi Hello (Warszawa, Polska);
- Cloudflare, Inc. — hosting strony helloapp.io, DNS, sieć dostarczania treści, zapora i ochrona przed atakami (USA, globalna sieć serwerów);
- DHosting — poczta e-mail i wysyłka wiadomości z adresów w domenie helloapp.io, w tym kodów logowania (Polska);
- Google — reCAPTCHA, która chroni formularz „wczesny dostęp” przed botami, oraz Gemini API, tylko gdy w workspace włączono asystenta AI (UE/USA);
- Amazon Web Services — poprzednia infrastruktura Hello, wyłączona 31 października 2026 r.; kopie danych z tej infrastruktury usuwamy najpóźniej 31 grudnia 2026 r.;
- podmiotom świadczącym nam usługi księgowe i prawne oraz organom publicznym, gdy wymaga tego prawo.
Usługi, które włączasz Ty lub Klient — np. Kalendarz, Zadania i Dysk Google, Gmail, Apple iCloud, Lisek, Claude lub inne narzędzia połączone przez API albo MCP — otrzymują dane na Wasze polecenie i działają według własnych zasad prywatności.
5. Przekazywanie danych poza EOG
Cloudflare i Google mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w USA. Odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework, w którym te firmy uczestniczą) oraz standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc do nas.
6. Twoje prawa
Masz prawo do:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii (art. 15 RODO);
- sprostowania danych (art. 16);
- usunięcia danych (art. 17);
- ograniczenia przetwarzania (art. 18);
- przenoszenia danych przetwarzanych na podstawie umowy (art. 20);
- sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie (art. 21);
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
Aby skorzystać z praw, napisz na contact@helloapp.io. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu miesiąca. Możemy poprosić o potwierdzenie tożsamości.
7. Czy musisz podać dane
Podanie danych jest dobrowolne, ale bez nich nie odpowiemy na zgłoszenie, nie zawrzemy umowy ani nie umożliwimy logowania do usługi.
8. Decyzje automatyczne
Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały.
Formularz „wczesny dostęp” chroni reCAPTCHA: automatyczna ocena ryzyka może oznaczyć zgłoszenie jako podejrzane. Takie zgłoszenia możemy przejrzeć ręcznie, a w razie wątpliwości zawsze możesz napisać do nas e-mailem.
9. Pliki cookie i pamięć przeglądarki
- Strona helloapp.io nie używa plików cookie analitycznych ani reklamowych. Jeśli skorzystasz z wyszukiwarki workspace'u, zapamiętamy w pamięci Twojej przeglądarki (localStorage) adres ostatnio wybranego workspace'u — usuniesz go przyciskiem „Zapomnij”. Ta informacja nie jest do nas wysyłana.
- Nasz dostawca Cloudflare może zapisać techniczne pliki cookie niezbędne do ochrony strony przed atakami i ruchem automatycznym.
- Formularz „wczesny dostęp” chroni Google reCAPTCHA. Skrypt ładujemy dopiero po otwarciu formularza, z domeny www.recaptcha.net (zamiast google.com). reCAPTCHA może zapisać w przeglądarce dane potrzebne do odróżnienia ludzi od botów (np. plik cookie _GRECAPTCHA) — służą one wyłącznie bezpieczeństwu formularza.
- Aplikacja Hello (adresy workspace'ów) zapisuje w pamięci przeglądarki dane sesji i ustawienia widoku. Są niezbędne do logowania i działania usługi, której używasz, dlatego nie wymagają zgody.
Możesz usunąć pliki cookie i dane stron w ustawieniach przeglądarki — po usunięciu danych sesji trzeba zalogować się ponownie.
10. Bezpieczeństwo
Stosujemy środki odpowiednie do ryzyka: połączenia szyfrowane (TLS), osobną bazę danych i pliki dla każdego workspace'u, logowanie dwuetapowe, ruch przez Cloudflare z zaporą aplikacyjną, serwery w Polsce i dostęp do systemów tylko dla upoważnionych osób. Wiadomości czatu przechowujemy w postaci zaszyfrowanej, a prywatny notatnik jest szyfrowany już w przeglądarce. Więcej w § 9 Regulaminu.
11. Zmiany polityki
Politykę aktualizujemy, gdy zmieniają się przepisy albo sposób działania usługi. Aktualna wersja i data obowiązywania są zawsze na tej stronie; o istotnych zmianach Klientów informujemy e-mailem.
| Wersja | Obowiązuje od | Zmiany |
|---|---|---|
| 1.1 | 31.10.2026 | Ochrona formularza „wczesny dostęp” przez Google reCAPTCHA (rozdziały 3, 4, 8 i 9). |
| 1.0 | 31.10.2026 | Pierwsza wersja. |