Regulamin serwisu Hello

§ 1. Postanowienia ogólne

1. Regulamin określa rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną w serwisie Hello, warunki ich świadczenia, warunki zawierania i rozwiązywania umów oraz tryb reklamacji — zgodnie z art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
2. Usługodawcą jest Alfabet Marki sp. z o.o. z siedzibą w Toruniu, ul. Strzałowa 13K/1, 87-100 Toruń, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy w Toruniu, VII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, pod numerem KRS 0001147842, NIP 956-239-91-18, REGON 540603810, kapitał zakładowy 10 000,00 zł.
3. Kontakt z Usługodawcą: contact@helloapp.io (sprawy ogólne i handlowe), support@helloapp.io (pomoc techniczna i reklamacje) oraz pisemnie na adres siedziby.
4. Usługa jest przeznaczona dla przedsiębiorców i innych podmiotów, które korzystają z niej w związku ze swoją działalnością gospodarczą lub zawodową. Usługodawca nie zawiera Umów z konsumentami. Ochronę przysługującą przedsiębiorcom na prawach konsumenta opisuje § 11 ust. 4.

§ 2. Definicje

• Usługodawca — Alfabet Marki sp. z o.o., wskazana w § 1 ust. 2.
• Klient — przedsiębiorca lub inna organizacja, która zawarła z Usługodawcą Umowę.
• Umowa — umowa o świadczenie Usługi zawarta na zasadach § 5; jej częścią jest Regulamin.
• Usługa — udostępnianie aplikacji Hello w Workspace Klienta wraz z funkcjami opisanymi w § 3.
• Workspace — wydzielona przestrzeń Klienta w Hello, dostępna pod adresem w domenie helloapp.io (np. nazwa-firmy.helloapp.io), z osobną bazą danych i plikami.
• Administrator Workspace'u — osoba wskazana przez Klienta, która zarządza kontami Użytkowników i ustawieniami Workspace'u.
• Użytkownik — osoba, dla której w Workspace założono konto, w szczególności pracownik lub współpracownik Klienta.
• Dane Klienta — wszystkie dane i treści wprowadzone do Workspace'u przez Klienta i Użytkowników, w tym karty, komentarze, pliki, wiadomości i dane kont.
• Strona — strona informacyjna pod adresem helloapp.io.

§ 3. Zakres Usługi

1. W ramach Usługi Klient otrzymuje Workspace z funkcjami: tablice Kanban (karty, terminy, priorytety, podzadania, widok kalendarza), automatyzacje, komunikator Hello.Chat, asystent AI, prywatny notatnik, plany pracy i status dostępności, opcjonalny pomiar aktywności, API v1, konektor MCP oraz integracje z usługami podmiotów trzecich (m.in. Kalendarz, Zadania i Dysk Google, dodatek do Gmaila, Przypomnienia Apple przez CalDAV, Lisek).
2. Usługa jest rozwijana — Usługodawca może dodawać, zmieniać i wycofywać funkcje. O zmianach, które ograniczają zakres Usługi, informuje Klienta z wyprzedzeniem zgodnie z § 14.
3. Na Stronie Usługodawca bezpłatnie udostępnia informacje o Usłudze, formularz zgłoszenia oraz wyszukiwarkę Workspace'u. Korzystanie ze Strony nie wymaga zakładania konta.
4. Integracje z usługami podmiotów trzecich (np. Google, Apple, Anthropic, Lisek) włącza Klient lub Użytkownik. Działają one na warunkach tych podmiotów, a dane przekazane do ich usług podlegają ich zasadom.
5. Asystent AI korzysta z modeli Google (Gemini API). Włącza go Administrator Workspace'u dla wybranych osób, z miesięcznym budżetem. Odpowiedzi AI mogą być niepełne lub błędne — Użytkownik sprawdza je przed wykorzystaniem.

§ 4. Wymagania techniczne

Do korzystania z Usługi potrzebne są:

• urządzenie z dostępem do Internetu i aktualna przeglądarka (np. Chrome, Edge, Firefox, Safari) z włączoną obsługą JavaScriptu i pamięci lokalnej;
• aktywna skrzynka e-mail — na nią trafiają jednorazowe kody logowania;
• dla Przypomnień Apple — urządzenie z systemem iOS, iPadOS lub macOS; dla integracji — konto w danej usłudze;
• dla API i konektora MCP — oprogramowanie obsługujące te interfejsy.

§ 5. Zawarcie Umowy i konta

1. Workspace zakłada Usługodawca na zamówienie Klienta złożone e-mailem lub przez formularz na Stronie. Umowa zostaje zawarta z chwilą przekazania Klientowi dostępu do Workspace'u. Rozpoczęcie korzystania z Usługi oznacza akceptację Regulaminu.
2. Warunki odpłatności, plan i okres rozliczeniowy określa zamówienie lub odrębne porozumienie z Klientem. Cennik planów Usługodawca opublikuje na Stronie.
3. Konta Użytkowników zakłada Administrator Workspace'u, wysyłając zaproszenie e-mailem. Klient decyduje, komu udostępnia Workspace, i odpowiada za działania Użytkowników jak za własne.
4. Logowanie wymaga hasła oraz jednorazowego kodu wysyłanego e-mailem. Użytkownik chroni swoje dane logowania i nie udostępnia konta innym osobom. O podejrzeniu nieuprawnionego dostępu Użytkownik niezwłocznie informuje Administratora Workspace'u, a Klient — Usługodawcę.

§ 6. Zasady korzystania

1. Klient i Użytkownicy korzystają z Usługi zgodnie z prawem, Regulaminem i dobrymi obyczajami. Zakazane jest dostarczanie treści o charakterze bezprawnym.
2. Zakazane jest w szczególności: naruszanie praw osób trzecich, rozsyłanie niezamówionej informacji handlowej i złośliwego oprogramowania, próby obejścia zabezpieczeń lub uzyskania dostępu do cudzych danych, testy bezpieczeństwa bez zgody Usługodawcy, nadmierne obciążanie systemu (w tym automatyczne pobieranie danych z pominięciem API) oraz udostępnianie Usługi osobom trzecim w celach komercyjnych bez zgody Usługodawcy.
3. Znalezione podatności prosimy zgłaszać na support@helloapp.io (zgodnie z security.txt). Działania w dobrej wierze, które nie naruszają cudzych danych ani działania Usługi, nie są traktowane jako naruszenie ust. 2.
4. Pomiar aktywności jest domyślnie wyłączony. Jeśli Klient go włącza, odpowiada za spełnienie obowiązków pracodawcy dotyczących monitoringu (w szczególności art. 22² i 22³ Kodeksu pracy) i za poinformowanie pracowników. Każdy Użytkownik widzi swoje dane.
5. Po otrzymaniu wiarygodnej wiadomości o bezprawnym charakterze treści lub o naruszeniu Regulaminu Usługodawca może zablokować dostęp do tej treści lub konta, informując o tym Klienta.

§ 7. Dostępność i prace serwisowe

1. Usługodawca dba o ciągłość działania Usługi, ale nie gwarantuje określonego poziomu dostępności, chyba że strony uzgodniły go w zamówieniu.
2. Planowane prace serwisowe Usługodawca przeprowadza w miarę możliwości poza godzinami pracy i zapowiada z wyprzedzeniem — e-mailem lub komunikatem w aplikacji. W czasie prac Workspace może działać tylko w trybie odczytu.
3. Przerwy awaryjne są możliwe bez zapowiedzi, gdy wymaga tego bezpieczeństwo danych lub usunięcie awarii.

§ 8. Dane Klienta, eksport i usunięcie

1. Dane Klienta należą do Klienta. Usługodawca korzysta z nich wyłącznie w zakresie potrzebnym do świadczenia Usługi — przechowywania, wyświetlania, przesyłania i tworzenia kopii zapasowych.
2. Na żądanie Klienta zgłoszone na support@helloapp.io Usługodawca przygotowuje w ciągu 14 dni eksport Danych Klienta (baza danych i pliki Workspace'u).
3. Usługodawca wykonuje kopie zapasowe baz danych w celu odtworzenia Usługi po awarii i przechowuje je nie dłużej niż 14 dni. Kopie zapasowe nie zastępują eksportu ani archiwizacji danych przez Klienta.
4. Po rozwiązaniu Umowy Workspace przez 30 dni działa w trybie tylko do odczytu, aby Klient mógł pobrać dane lub zamówić eksport. Następnie Usługodawca usuwa bazę danych i pliki Workspace'u; dane znikają z kopii zapasowych najpóźniej 14 dni później. Na żądanie Usługodawca potwierdza usunięcie.

§ 9. Bezpieczeństwo

1. Usługodawca stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności: osobną bazę danych, pliki i proces dla każdego Workspace'u; połączenia szyfrowane (TLS); logowanie dwuetapowe; ruch przez Cloudflare z zaporą aplikacyjną; serwery w Polsce; dostęp do systemów tylko dla upoważnionych osób; rejestrowanie zdarzeń w logach przechowywanych 30 dni.
2. Korzystanie z usług drogą elektroniczną wiąże się z zagrożeniami, takimi jak wyłudzanie danych logowania (phishing), złośliwe oprogramowanie, przejęcie skrzynki e-mail czy dostęp osób trzecich do niewylogowanego urządzenia. Zalecamy silne, niepowtarzalne hasła, zabezpieczenie skrzynki e-mail, aktualne oprogramowanie i wylogowywanie się na współdzielonych urządzeniach.

§ 10. Powierzenie przetwarzania danych osobowych

1. W zakresie danych osobowych zawartych w Danych Klienta Klient jest administratorem, a Usługodawca — podmiotem przetwarzającym w rozumieniu art. 28 rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO). Klient powierza Usługodawcy przetwarzanie tych danych na czas trwania Umowy i na okres wskazany w § 8 ust. 4. Postanowienia tego paragrafu stosuje się, jeśli strony nie zawarły odrębnej umowy powierzenia.
2. Charakter i cel: świadczenie Usługi — przechowywanie, porządkowanie, wyświetlanie, wyszukiwanie i przesyłanie danych (w tym powiadomienia e-mail), synchronizacja z integracjami włączonymi przez Klienta lub Użytkowników, przetwarzanie przez asystenta AI (gdy jest włączony), kopie zapasowe i pomoc techniczna.
3. Rodzaje danych: dane identyfikacyjne i kontaktowe Użytkowników (np. imię, nazwisko, e-mail, zdjęcie, stanowisko), dane logowania i dane techniczne (np. adres IP, informacje o urządzeniu, logi), treści wprowadzone do Workspace'u (mogą obejmować dowolne dane osobowe), plany pracy i status dostępności, a także dane o aktywności — tylko gdy Klient włączy pomiar aktywności. Klient nie powierza danych szczególnych kategorii (art. 9 i 10 RODO) bez odrębnego uzgodnienia.
4. Kategorie osób: Użytkownicy oraz osoby, których dane znajdują się w treściach Workspace'u (np. klienci i kontrahenci Klienta).
5. Usługodawca:
   1. przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta — poleceniem jest Umowa oraz korzystanie z funkcji Usługi przez Klienta i Użytkowników — chyba że obowiązek przetwarzania wynika z prawa;
   2. zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do zachowania poufności;
   3. stosuje środki bezpieczeństwa wymagane przez art. 32 RODO (§ 9);
   4. pomaga Klientowi w realizacji praw osób, których dane dotyczą, oraz obowiązków z art. 32–36 RODO, w zakresie, w jakim pozwala na to charakter przetwarzania;
   5. po zakończeniu Umowy usuwa dane zgodnie z § 8 ust. 4, chyba że prawo nakazuje ich przechowywanie;
   6. udostępnia Klientowi informacje potrzebne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO i umożliwia audyty — zapowiedziane z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, nie częściej niż raz w roku, chyba że zachodzi uzasadnione podejrzenie naruszenia;
   7. niezwłocznie informuje Klienta, jeśli jego zdaniem polecenie narusza przepisy o ochronie danych.
6. Dalsze powierzenie. Klient wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Usługodawcę z podprocesorów: OVHcloud (serwery, Warszawa), Cloudflare (sieć dostarczania treści, zapora, DNS, tunel), DHosting (poczta e-mail i wysyłka wiadomości), Google (Gemini API — tylko gdy asystent AI jest włączony) oraz — do czasu usunięcia danych, najpóźniej do 31 grudnia 2026 r. — Amazon Web Services (poprzednia, wyłączona infrastruktura Hello). O planowanej zmianie podprocesorów Usługodawca informuje Administratorów Workspace'ów e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej; Klient może zgłosić sprzeciw, a w braku porozumienia wypowiedzieć Umowę przed wprowadzeniem zmiany. Usługodawca nakłada na podprocesorów obowiązki ochrony danych odpowiadające temu paragrafowi.
7. Dane przekazywane do usług włączonych przez Klienta lub Użytkowników (integracje, klienci API i MCP, np. Claude) trafiają tam na ich polecenie — ci dostawcy nie są podprocesorami Usługodawcy.
8. Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy następuje wyłącznie z zabezpieczeniami z rozdziału V RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych.
9. Naruszenia. Usługodawca zawiadamia Klienta o naruszeniu ochrony danych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, przekazując znane mu informacje wymienione w art. 33 ust. 3 RODO.

§ 11. Odpowiedzialność

1. Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy na zasadach ogólnych, z ograniczeniami z ust. 2 i 3. Ograniczenia nie dotyczą szkód wyrządzonych umyślnie.
2. Odpowiedzialność Usługodawcy obejmuje wyłącznie rzeczywistą szkodę i jest ograniczona do łącznej kwoty opłat zapłaconych przez Klienta za Usługę w okresie 12 miesięcy przed zdarzeniem wywołującym szkodę.
3. Usługodawca nie odpowiada za: treści wprowadzone przez Klienta i Użytkowników; działanie usług podmiotów trzecich, w tym integracji i modeli AI; skutki udostępnienia danych logowania przez Użytkownika; przerwy wynikające z siły wyższej lub awarii infrastruktury niezależnej od Usługodawcy.
4. Jeżeli Klientem jest osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, a Umowa nie ma dla niej charakteru zawodowego (art. 385⁵ Kodeksu cywilnego), postanowienia Regulaminu nie ograniczają ochrony, jaką przepisy przyznają jej w zakresie niedozwolonych postanowień umownych. Takiej osobie przysługuje prawo odstąpienia od Umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni od jej zawarcia, bez podawania przyczyny — wystarczy oświadczenie wysłane na contact@helloapp.io.

§ 12. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Usługi można składać e-mailem na support@helloapp.io lub pisemnie na adres siedziby Usługodawcy.
2. Reklamacja powinna zawierać nazwę Klienta lub adres Workspace'u, dane kontaktowe i opis problemu.
3. Usługodawca rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania i odpowiada e-mailem na adres, z którego ją wysłano.

§ 13. Czas trwania i rozwiązanie Umowy

1. Umowa jest zawierana na czas nieokreślony, chyba że zamówienie stanowi inaczej.
2. Każda ze stron może wypowiedzieć Umowę e-mailem, ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego następującego po miesiącu, w którym złożono wypowiedzenie.
3. Usługodawca może rozwiązać Umowę bez okresu wypowiedzenia, jeśli Klient mimo wezwania nie usunął rażącego naruszenia Regulaminu (w szczególności § 6 ust. 1–2) albo zalega z opłatami ponad 30 dni od dnia wezwania do zapłaty. W przypadku zagrożenia bezpieczeństwa Usługi lub danych innych Klientów Usługodawca może do czasu wyjaśnienia sprawy zawiesić dostęp do Workspace'u.
4. Skutki rozwiązania Umowy dla Danych Klienta określa § 8 ust. 4.

§ 14. Zmiany Regulaminu

1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn: zmiany przepisów, zmiany zakresu lub sposobu świadczenia Usługi, względów bezpieczeństwa albo zmian organizacyjnych.
2. O zmianie Usługodawca informuje co najmniej 30 dni przed jej wejściem w życie — e-mailem do Administratorów Workspace'ów i na Stronie. Krótszy termin jest możliwy, gdy wymagają tego przepisy lub decyzja organu.
3. Klient, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć Umowę ze skutkiem na dzień przed ich wejściem w życie.

§ 15. Postanowienia końcowe

1. Do Umowy stosuje się prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, z zastrzeżeniem § 11 ust. 4.
2. Regulamin jest udostępniony bezpłatnie pod adresem helloapp.io/regulamin w formie, która pozwala go pobrać, zapisać i wydrukować.
3. Zasady przetwarzania danych osobowych, dla których Usługodawca jest administratorem, opisuje Polityka prywatności.

Historia zmian